Studentische Mitarbeit im Bereich Management Support Unit & Sekretariat
Abteilung Finance and Internal Services
Aufgabenbeschreibung:
Unterstützung beim Informationsmanagement in der Abteilung: Pflege und Aktualisierung von Wissens- und Kollaborationsplattformen (z.B. Sharepoint, Teams) sowie Ablage und Archivierung
Administrative und organisatorische Unterstützung der Management Support Unit: z.B. Erstellung von Dokumentationen, Verfassen von Protokollen, Rechercheaufgaben, Erstellung von Präsentationen und Reportings, Unterstützung bei der Organisation von Workshops
Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz der Abteilung und der Teamkolleg*innen des Sekretariats
Erste*r Ansprechpartner*in von Besucher*innen, internationalen Mitarbeiter*innen und Medienvertreter*innen
Eigenverantwortliche Bedienung des Telefons (thematische Zuordnung, Weiterleitung, Beantwortung). Weiterleitung eingehender Anfragen (Fax, E-Mail) in die Fachabteilungen bzw. Beantwortung in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation, Bearbeitung und Zuordnung des Postein- und ausgangs
Unterstützung des Bestellwesens für das ganze Büro, inkl. Bereitstellung der Mitarbeiterinnenverpflegung
Erwartete Qualifikationen:
Du bist eingeschriebene*r Student*in (bitte bei der Bewerbung die voraus. verbleibende Studiendauer angeben).
Wenn du bereits erste praktische Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation/Administration sammeln konntest, ist dies von Vorteil.
Du arbeitest sorgfältig und teilst mit uns einen hohen Qualitätsanspruch.
Strukturiertes Arbeiten und gutes Zeitmanagement zeichnen dich aus.
Du arbeitest eigenständig, bist aber auch Teamplayer*in.
Mit PowerPoint, Outlook, Word, Excel und vor allem SharePoint gehst du sicher um.
Du hast eine gute Auffassungsgabe und kannst dich zügig in neuen Themen einarbeiten.
Du bist offen und kommunikativ. Deutsch und Englisch sprichst Du fließend.
Du kannst an 2 Tagen in der Woche im Office in der Schwedenstraße arbeiten.
Unser Angebot:
Gehalt: 15,10€ pro Stunde + 13. Monatsgehalt
6 Wochen Urlaub plus freie Tage am 24. und 31.12.
200 € Bonus bei Arbeitsbeginn
Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
Mobiles Arbeiten mit Präsenz in unserem Büro je nach Arbeitsanforderung, inkl. technischer Ausstattung
Bis zu 6 Wochen im Jahr arbeiten aus dem europäischen Ausland
Zugang zu e-learning Plattformen
Angebote/Themenwochen zu Mentaler Gesundheit und Wohlbefinden und EDI
Office: Küchen, Obst/Snacks, Getränke, moderne Ausstattung
Sportangebote (Urban Sports)
Fahrradkeller und vieles mehr
Hinweise zur Bewerbung:
bitte vollständige Bewerbung (CV, Motivationsschreibung und Zeugnisse) unter folgendem Link einreichen: https://s.b-ite.com/uwc8u